Pengertian Tentang Buku Agenda Serta Kegunaanya

Buku agenda merupakan buku khusus untuk mencatat administrasi atau surat – menyurat dalam perusahaan atau sebuah organisasi. Adapun tujuannya agar sistem pencatatan jadi lebih terorganisir dan rapi.

Buku agenda tidak tergantikan meskipun sekarang sudah ada smartphone dengan fitur reminder dan memo karena buku agenda memiliki kelebihan tersendiri. Berikut ini adalah beberapa ide mengunakan buku agenda yang baik dan benar, agar Anda bisa mendapatkan inspirasi yang berbeda untuk menambah produktivitas kerja.

1. Pulpen warna atau stabilo

buku agenda dan stabilo atau pulpen warna seakan tak terpisahkan. Kenapa, karena banyak tulisan atau coretan yang berwarna hitam di atas putih, tentunya akan membingungkan secara visual dan terlihat begitu rumit.

Berbeda jika Anda menambahkan warna – warna tertentu untuk mempertebal tulisan. Dengan highlight ini tulisan akan lebih mudah terbaca. Bahkan dari sisi daya memori otak, akan lebih mudah terlihat dan di ingat.

2. Sticky notes berwarna

Gunakan sticky notes berwarna, metode ini  merupakan cara paling efektif ketika Anda memiliki banyak buku agenda untuk setiap proyek. Berikan setiap poin tulisan nomor, kemudian tambahkan ke sticky notes ketika Anda siap menjadwalkannya.

Bisa juga menggunakan washi tape, namun Anda harus berhati – hatilah karena terkadang tinta pulpen dapat mencoret washi tape-nya.

Cara lainnya namun bisa berhemat yakni menggunakan jenis pena yang bisa dihapus atau gunting sticky notes menjadi bagian yang lebih kecil – kecil. Sehingga bisa lebih menghemat pemakaian kertas sticky notes.

Sticky notes akan membuat buku agenda lebih terstruktur, indah dan menarik. Sangat cocok untuk Anda yang perlu mengingat setiap jadwal secara berkala. Seperti posting ide blog, pekerjaan harian, editorial, konten, tips – tips dan sebagainya.

3. Gunakan kode warna

Setiap warna yang berbeda, dapat dijadikan sebuah “kode” untuk setiap agenda yang akan dijadwalkan.

Simpan daftar warna – warna yang akan digunakan di halaman terdepan buku agenda. Ingat kode – kode warna ini saat mencatat.

Misalnya, warna merah untuk tugas yang mendesak, warna kuning untuk tugas yang bisa dikerjakan dalam beberapa hari ke depan, sedangkan hijau adalah tugas yang masih bisa ditunda dalam minggu ini.

Setelah Anda memilih warna, usahakan agar warna – warna ini tidak berubah agar lebih mudah mengingatnya.

4. Pilih kertas dan format yang bagus

Untuk memperbarui motivasi dan komitmen, luangkan waktu untuk memilih buku agenda yang paling sesuai. Cari format yang tepat dan kertas yang bagus sehingga Anda akan senang saat menggunakannya.

Buku harian yang baru dengan halaman – halaman segar dan bersih menawarkan semangat tersendiri. Memulai pekerjaan yang baru terasa seperti sebuah pencapaian yang menyenangkan. Ketika Anda melihat tanggal – tanggal kosong, Anda tahu bahwa dalam 12 bulan ke depan, buku agenda itu akan segera penuh dengan coretan dan warna tulisan yang indah.

5. Bawa selalu di dalam tas

Buku agenda hanya bisa berfungsi jika Anda selalu membawanya di dalam tas. Jika Anda memiliki gaya hidup yang sibuk, pertimbangkan memilih jenis buku agenda yang kecil atau mudah dimasukkan dalam tas.

Tetapi, jika memang pekerjaan Anda menuntut buku agenda yang lebih besar untuk menuangkan ide – ide atau menulis detail janji pertemuan dengan kolega, cukup taruh saja buku agenda di laci meja kerja.

6. Segera tuliskan ide yang terlintas

Inspirasi atau ide bisa terbersit kapan saja dan di manapun. Sebuah ide besar yang terlintas harus segera dituliskan di buku agenda sebelum menghilang selamanya. Simpan momen – momen kreativitas dan inspirasi ini di beberapa halaman khusus pada buku agenda. Misalnya, di bagian depan atau halaman paling belakang buku agenda.

Anda bisa melihat kembali halaman ini jika butuh ide – ide segar selama 12 bulan ke depan yang harus segera diwujudkan. Pertimbangkan juga untuk menuliskan beberapa hal berikut ini pada buku agenda:

~ Buku yang harus dibaca tahun ini

~ Tempat yang harus dikunjungi tahun ini

~ Pengalaman baru yang harus dicoba tahun ini

~ Keterampilan baru yang ingin dipelajari tahun ini

~ Tujuan atau cita – cita Anda tahun ini

7. Luangkan waktu menulis setiap minggu

Sisihkan waktu khusus setiap minggu, baik di awal atau akhir minggu untuk merencanakan kegiatan yang akan Anda lakukan satu minggu ke depan.

Tuangkan ide – ide Anda dalam buku agenda untuk merancang jadwal sedari awal minggu. Dengan begitu, Anda bisa menghilangkan stres dan meningkatkan kesehatan mental. Karena secara psikis, Anda telah membantu memecah kerumitan di antara jadwal yang sibuk. Pemikiran Anda akan lebih jernih dan dapat melihat dengan jelas, bagaimana Anda akan mewujudkannya dan bagaimana caranya.

Tahukah Anda, bahwa menulis secara fisik merupakan sarana melatih daya kognitif yang lebih baik daripada mengetik?

Memang benar mengetik lebih cepat dari tulisan tangan, tetapi jika kita mencatat pada selembar kertas kata demi kata, tanpa disadari Anda juga sedang membaca dan mengingatnya secara perlahan – lahan.

8. Manfaatkan buku agenda sesuai fungsinya

Tidak bisa dipungkiri bahwa buku agenda merupakan benda fungsional yang sangat bermanfaat dan fleksibel.

Anda dapat menggunakan buku agenda sebagai pencatata kalender sederhana. Atau Anda dapat memperluas fungsinya sebagai jurnal pribadi, mencatat ide, membuat daftar tugas, menetapkan rencana mingguan, membuat anggaran pengeluaran dan pemasukan mingguan, dan masih banyak lagi.

Terkadang, banyak orang yang memakai buku agenda tidak sekadar tulisan atau kata – kata. Melainkan, untuk menggambar, sketsa atau memetakan ide – ide yang lebih luas.