Dalam dunia kerja, banyak cara yang dapat kita gunakan untuk berkomunikasi. Salah satunya dengan memanfaatkan memo. Memo adalah yang biasanya ditulis dalam kertas catatan kecil atau sticky note dan kemudian ditempel di buku atau suatu barang sebagai catatan penting untuk dibaca, pemikiran tersebut tidak salah kok. Secara garis besar, memo memang bersifat sebagai pengingat atau catatan ringkas mengenai suatu permasalahan yang tengah dibahas. Namun ternyata, memo itu tidak sekadar catatan ringkas saja lhosebab memo memiliki dua fungsi, yang bersifat resmi dan bersifat tak resmi.
Pengertian Memo
Memo adalah sebuah pesan singkat yang biasanya digunakan untuk menyampaikan keputusan atau prosedur ke seluruh pegawai ataupun pihak dalam suatu organisasi atau perusahaan. Memo juga dikenal sebagai memorandum atau pengingat. Berbeda dengan email, memo adalah pesan yang Anda kirim kelompok besar, seperti seluruh karyawan di departemen Anda atau perusahaan.
Tujuan Penulisan Memo
Tujuan dari penulisan sebuah memo adalah untuk meminta atau memberikan suatu informasi kepada seseorang yang hendak dituju. Misal, Ana hendak menulis memo kepada Ayahnya bahwa dirinya akan berangkat kuliah, maka tujuan dari penulisan memo tersebut adalah pemberitahuan kepada Ayah bahwa dirinya akan berkuliah.
Fungsi Memo
Seperti yang telah disebutkan di awal, dalam dunia kerja salah satu fungsi memo adalah untuk menulis informasi agar terhindar dari miskomunikasi. Adapun isinya dapat berupa keputusan, arahan/instruksi, prosedur, saran, ataupun tugas-tugas tertentu. Terkadang, terdapat beberapa informasi atau arahan yang lebih akurat jika disampaikan dengan tulisan dibanding dengan cara lisan.
Selain fungsi di atas, memo juga memiliki fungsi lain, yakni:
- Memberikan informasi ke banyak orang sekaligus. Misalnya, terdapat pengumuman mengenai jadwal rapat, perubahan jadwal secara mendadak, atau pemberitahuan acara khusus
- Menjadi media untuk memberikan informasi yang spesifik
- Menjadi media untuk menetapkan keputusan, kebijaksanaan, ataupun persetujuan yang disetujui oleh pihak-pihak terkait
- Untuk menetapkan tugas/tanggung jawab dengan menyebut pihak-pihak terkait yang diberikan tanggung jawab tersebut
- Menjadi ringkasan hasil rapat. Selain sebagai pengingat tentang apa yang telah didiskusikan, memo juga bisa diberikan kepada yang tidak hadir rapat sehingga mereka dapat mengetahui isi dari rapat tersebut
