Pengertian Memo
Istilah memo mungkin sudah tidak asing lagi di telinga sebagian orang. Memo adalah singkatan dari memorandum yang merupakan bentuk komunikasi berisi saran atau perintah. Memo bisa digunakan untuk keperluan pribadi maupun profesional. Di kantor atau organisasi tertentu, memo bisa diberikan kepada orang yang memiliki jabatan setara, lebih tinggi, atau lebih rendah. Namun, memo juga bisa digunakan untuk memberikan pesan singkat kepada orang terdekat.
Pada dasarnya, buku memo memiliki perbedaan dengan agenda, diary, bullet journal, dan lain-lain. Beberapa perbedaan tersebut, yaitu:
- Isi memo cukup singkat, tetapi maksud dan tujuannya jelas.
- Dari segi kertas, ukuran kertas memo biasanya lebih kecil dan bisa dengan mudah dirobek.
Tujuan Memo
Tujuan dari penulisan sebuah memo baik itu resmi maupun tidak resmi adalah memberikan suatu informasi kepada seseorang yang akan dituju. Tetapi masih ada beberapa tujuan memorandum dalam sebuah perusahaan, yaitu :
- Membuat permintaan, mengingatkan, atau memerintahkan, tugas untuk diselesaikan kepada seluruh karyawan.
- Memberikan informasi tentang perubahan peraturan di suatu instansi, perusahaan, atau organisasi.
- Menginformasikan kemajuan proyek.
- Menginformasikan jadwal rapat serta menyampaikan ringkasan kesepakatan, dan sebagainya.
Jenis-jenis Memo
Apa saja berbagai jenis memo yang akan sering kamu temui di tempat kerja? Berikut penjelasan selengkapnya:
1. Memo Internal
Memo internal digunakan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada anggota tim atau departemen di perusahaanmu. Contohnya, kamu bisa menggunakan memo internal untuk mengumumkan perubahan jadwal libur perusahaan atau meminta umpan balik tentang proyek internal. Karena bersifat internal, kamu bisa menggunakan memo tempel yang kasual seperti sticky notes. Tapi, pastikan kamu memperhatikan situasi lingkungan kerja dan penerima memo jika ingin menggunakan sticky notes, ya!
2. Memo Eksternal
Sesuai namanya, pengertian memo eksternal adalah surat untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Contoh memo eksternal adalah catatan untuk customer, mitra bisnis, atau pemasok. Terkait hal ini, memo eksternal harus ditulis secara resmi, bukan menggunakan memo tempel atau sticky notes.
3. Memo Formal
Memo formal adalah memo yang disusun dengan format dan bahasa yang lebih resmi. Biasanya, memo formal digunakan untuk komunikasi internal yang berkaitan dengan kebijakan, prosedur, atau keputusan penting dalam perusahaan. Karena isinya formal, jangan menggunakan memo tempel atau sticky notes, ya.
4. Memo Informal
Memo informal adalah memo dengan ragam bahasa yang lebih santai. Kamu bisa mengirimkan memo ini untuk menyampaikan apresiasi kepada rekan kerja atau memberikan saran tentang cara meningkatkan kualitas kinerja. Karena isinya informal, kamu boleh membuat memo tempel menggunakan sticky notes. Penggunaannya bisa kapan saja karena memo tempel dan sticky notes bisa ditempel di meja orang yang ingin kamu beri feedback.
