Jenis-jenis Agenda dan Istilah Dalam Agenda
Jenis-Jenis Agenda
1. Agenda Tunggal
Agenda jenis ini ideal digunakan untuk mencatat surat keluar serta surat masuk yang punya penomoran sekaligus namun tetap berurutan pada setiap halamannya. Pada umumnya, format dalam agenda jenis ini punya beberapa hal seperti tanggal penerimaan surat, nama perusahaan/organisasi/instansi pengirim, nomor, tanggal dan nomor surat, perihal, kode arsip serta lampiran.
2. Agenda Berpasangan
Agenda jenis ini umumnya memiliki surat keluar dan masuk dengan kolom terpisah atau dibedakan. Karena itu, untuk membuat penomoran di agenda jenis ini pun haruslah dipisah juga. Pada agenda jenis ini formatnya adalah tabel surat masuk yang berisikan tanggal penerimaan surat, nama perusahaan/organisasi/instansi pengirim, nomor, tanggal dan nomor surat, perihal, kode arsip serta lampiran.
Sedangkan pada tabel surat keluar umumnya berisikan tanggal penerimaan surat, ama perusahaan/organisasi/instansi pengirim, nomor, tanggal dan nomor surat, perihal, kode arsip, lampiran, serta file.
Istilah Dalam Agenda
1. Buku Arsip
Ini merupakan buku yang digunakan buat pencatatan atas seluruh informasi yang terkait dengan surat-surat yang ada di penyimpanan. Untuk menyimpan surat akan diurutkan berdasarkan kode-kodenya supaya sama dengan nomor urutnya.
2. Blangko Surat
Ini merupakan selembar kertas surat yang sudah dilengkapi cetakan kepala surat. Biasanya blangko ini dipakai saat membuat surat agar dapat terkirim dengan mudah.
3. Blangko Konsep
Ini merupakan blanko khusus yang biasanya digunakan saat ingin membikin konsep surat.
4. Buku Verbal
Ini adalah buku yang digunakan untuk pencatatan seluruh informasi yang terkait dengan surat keluar dalam periode waktu satu tahun. Pada umumnya, buku verbal juga sering dikenal sebagai buku agenda keluar. Adapun, orang yang bertanggung jawab dan mengurus buku verbal biasanya dikenal sebagai verbalis.
