Memo, singkatan dari memorandum, adalah bentuk komunikasi bisnis internal yang digunakan untuk menyampaikan informasi, kebijakan, atau instruksi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Memiliki format yang singkat dan langsung, memo dirancang untuk memberikan pesan dengan cepat dan efisien kepada anggota tim atau rekan kerja. Struktur memo umumnya mencakup elemen-elemen seperti pengantar yang menyebutkan tujuan atau latar belakang pesan, badan pesan yang merinci informasi atau instruksi, dan penutup yang dapat mencakup tindakan atau tanggapan yang diharapkan.
Memo sering digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk menyampaikan pengumuman perusahaan, memberikan instruksi kepada karyawan, atau mengkoordinasikan kegiatan antar departemen. Kelebihan memo terletak pada kepraktisannya, yang memungkinkan pengiriman pesan dengan singkat, padat, dan jelas. Dalam bisnis, memo menjadi alat komunikasi yang efektif untuk mengkoordinasikan tugas, menyampaikan perubahan kebijakan, atau menginformasikan perkembangan proyek. Dengan fungsinya yang praktis dan langsung, memo tetap menjadi elemen penting dalam komunikasi internal di berbagai organisasi.
Tujuan Memo
Kehadiran memo ditujukan untuk memberikan pesan atau informasi penting kepada anggota organisasi secara cepat dan efisien. Contoh penggunaan memo adalah untuk menyampaikan perubahan kebijakan, instruksi terkait proyek, atau rangkuman dari sebuah rapat. Dengan kehadiran memo, tim terkait tidak perlu menyita waktu para pegawai lain untuk mengadakan pertemuan.
Jenis-jenis Memo
Apa saja berbagai jenis memo yang akan sering kamu temui di tempat kerja? Berikut penjelasan selengkapnya:
1. Memo Internal
Memo internal digunakan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada anggota tim atau departemen di perusahaanmu. Contohnya, kamu bisa menggunakan memo internal untuk mengumumkan perubahan jadwal libur perusahaan atau meminta umpan balik tentang proyek internal. Karena bersifat internal, kamu bisa menggunakan memo tempel yang kasual seperti sticky notes. Tapi, pastikan kamu memperhatikan situasi lingkungan kerja dan penerima memo jika ingin menggunakan sticky notes, ya!
2. Memo Eksternal
Sesuai namanya, pengertian memo eksternal adalah surat untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Contoh memo eksternal adalah catatan untuk customer, mitra bisnis, atau pemasok. Terkait hal ini, memo eksternal harus ditulis secara resmi, bukan menggunakan memo tempel atau sticky notes.
3. Memo Formal
Memo formal adalah memo yang disusun dengan format dan bahasa yang lebih resmi. Biasanya, memo formal digunakan untuk komunikasi internal yang berkaitan dengan kebijakan, prosedur, atau keputusan penting dalam perusahaan. Karena isinya formal, jangan menggunakan memo tempel atau sticky notes, ya.
4. Memo Informal
Memo informal adalah memo dengan ragam bahasa yang lebih santai. Kamu bisa mengirimkan memo ini untuk menyampaikan apresiasi pada rekan kerja atau memberikan saran tentang cara meningkatkan kualitas kinerja. Karena isinya informal, kamu boleh membuat memo tempel menggunakan sticky notes. Penggunaannya bisa kapan saja karena memo tempel dan sticky notes bisa ditempel di meja orang yang ingin kamu beri feedback.
